4. Schriftelijke enquête onder gemeenten

4.1. Inleiding

Op basis van de uitkomsten van de gemeentemiddag is een vragenlijst opgesteld waarin mogelijke oorzaken van onder- of overregistratie aan bod kwamen. De focus lag hierbij voornamelijk op de manier van registreren, om een beeld te krijgen van in hoeverre dit gemeentelijke verschillen kan verklaren. Daarnaast is ook extra informatie uitgevraagd, om te weten te komen hoe het CBS eventuele verschillen in registratiewijze kan verkleinen en hoe de communicatie met en door het CBS wordt ervaren door gemeenten.

4.2. Methode

Alle 342 Nederlandse gemeenten zijn benaderd om een enquête in te vullen. Alle contactpersonen die benaderd kunnen worden over de levering of kwaliteit van de SRG hebben de vragenlijst ontvangen. 

4.3. Resultaten

4.3.1 Respons

Van de 342 gemeenten hebben er 202 gemeenten gereageerd. Dit is een respons van 59 procent.

Voor alle gemeentegrootteklassen op één na is door minimaal de helft van de gemeenten gerespondeerd. In grootteklasse ‘100 000 tot 150 000 inwoners’ heeft 43 procent van de gemeenten gerespondeerd. Van de G4 hebben drie gemeenten gerespondeerd. Vanuit alle provincies is gereageerd. De respons in de provincie Noord-Holland is het laagste is met 36 procent, en in de provincie Flevoland het hoogste met (83 procent).

De meeste personen die de enquête ingevuld hebben, namelijk 62 procent, zijn in hun functie verantwoordelijk voor het adviseren, meedenken met of bewaken van de kwaliteit van de registratie. Andere respondenten registreren bijvoorbeeld zelf SRG voorzieningen.

4.3.2 Externe partijen

Eén van de redenen voor verschillen in registratie die bij de gemeentemiddag naar voren kwam, is dat sommige gemeenten wel gebruik maken van externe partijen voor de uitvoering en registratie van voorzieningen en andere gemeenten niet. Gemeenten op de gemeentemiddag brachten op dat externe partijen over het algemeen beter registreren wat zij voor inwoners doen, omdat zij dit bij de gemeente moeten verantwoorden. De verwachting is dus dat het aantal voorzieningen in gemeenten die gebruik maken van een externe partij die de registratie van de voorzieningen ook regelt, relatief goed met de werkelijkheid overeenkomt. Echter is het ook mogelijk dat externe partijen overregistreren, omdat zij alles vastleggen, zelfs als het eigenlijk niet nodig is voor de SRG. 

Van de responderende gemeenten maakte 79 procent gebruik van een externe partij. Bij 45 procent van deze gemeenten werd minder dan de helft van de voorzieningen door de externe partij uitgevoerd. In de meeste gevallen worden alle voorzieningen die de externe partijen uitvoeren, ook daadwerkelijk geregistreerd in de SRG (67 procent). Wanneer dit niet wordt gedaan komt dit bijvoorbeeld doordat de registratie van de externe partij niet op persoonsniveau is, of het onduidelijk is of de activiteiten die door de externe partij worden uitgevoerd onder de SRG vallen. Ook zijn er enkele gemeenten die hebben aangegeven dat ‘niet elke activiteit een SRG activiteit is’ en dus niet aangeleverd hoeft te worden.

4.3.3 Softwarepakket

Alle gemeenten hebben een softwarepakket waarmee de gegevens uit het gemeentelijk systeem voor de SRG naar het CBS worden gestuurd. Bij 89 procent wordt alle relevante informatie uit dit softwarepakket ook daadwerkelijk aangeleverd. Bij de 23 gemeenten die niet alles aanleveren vanuit het softwarepakket wordt wel het grootste deel aangeleverd. Er zijn 2 gemeenten die niets uit het softwarepakket zeggen aan te leveren. Er zijn 20 gemeenten die ook relevante gegevens in Office producten zoals Word of Excel bijhouden. Bij de meesten wordt slechts een deel of zelfs helemaal niets hiervan aangeleverd aan het CBS. Voor de 16 gemeenten die een eigen gemaakt pakket gebruiken geldt hetzelfde. Er wordt nauwelijks informatie bijgehouden in papieren dossiers, slechts door 4 gemeenten.

4.3.4 Kwaliteit van de registratie

In 87 procent van de gemeenten registreren de consulenten, die direct in contact staan met de inwoners, voorzieningen, regelmatig in combinatie met administratieve medewerkers. In de overige gemeenten worden voorzieningen geregistreerd door kwaliteits-en/of administratieve medewerkers.

In de meeste gemeenten zijn specifieke mensen, functies of teams aangewezen om toe te zien op de kwaliteit van de registratie in de SRG. Gemeenten leggen deze taak meestal bij kwaliteitsmanagers, teamhoofden, functioneel- of applicatiebeheerders, of beleidsmedewerkers. In 25 procent van de gevallen is er niemand specifiek voor aangewezen.

Tijdens de gemeentemiddag is door sommige gemeenten aangegeven dat zij een dashboard hadden waarin het duidelijk te zien is als voorzieningen (te) lang lopen, of als er geen klantmanager is toegewezen aan een dossier. Dit kan de kwaliteit van de registratie van de voorzieningen sterk verbeteren. Uit de antwoorden op de vragenlijst blijkt dat het voor de meeste gemeenten, namelijk 74 procent redelijk tot volledig overzichtelijk is bij welke voorzieningen de registratie niet compleet of niet up-to-date is. Dit kan via een dashboard of op andere manieren zijn.

Wanneer er sprake is van onduidelijkheid over wat of hoe er voor de SRG geregistreerd moet worden, weten gemeenten het CBS of de richtlijnen goed te vinden. Van degenen met vragen kan 93 procent een antwoord vinden in de richtlijnen of een antwoord krijgen via de contactpersoon van het CBS.

In meer dan de helft (60 procent) van de gemeenten heeft het correct registreren van SRG-voorzieningen prioriteit. Verder zegt 7 procent van de respondenten dat het correct registreren geen of helemaal geen prioriteit heeft in de gemeente. Er is volgens 84 procent van de respondenten wel besef in de gemeente dat er financiële consequenties verbonden kunnen zijn aan de SRG registraties. Bij 15 procent is er in de gemeente juist helemaal geen of weinig besef.

4.3.5 Activiteiten die worden geregistreerd

In de vragenlijst zijn enkele activiteiten voorgelegd aan de gemeenten. Al deze activiteiten staan in de SRG richtlijnen direct of indirect genoemd als voorbeeld van wat wél of juist géén voorziening is. In figuur 4.3.5.1 is te zien hoeveel procent van de gemeenten zeggen activiteiten aan te leveren die niet onder de SRG vallen. Hierbij geldt dat wanneer een activiteit niet genoemd wordt het kan betekenen dat het niet aangeleverd wordt in de SRG, of dat een dergelijke activiteit niet wordt uitgevoerd door de betreffende berichtgever.

De drie activiteiten die volgens de enquête het vaakst worden aangeleverd zijn alle drie activiteiten die onder de SRG vallen, namelijk voorzieningen die leiden naar maatschappelijke participatie of sociale activering, vrijwilligerswerk door de inwoner op initiatief van de gemeente en een medewerker van de gemeente die inwoners coacht naar werk.

Een veel kleiner, maar nog steeds een aanzienlijk deel zegt ook inburgering of vrijwilligerswerk op initiatief van de inwoner aan te leveren. Inburgering mag onder voorwaarden aangeleverd worden in de SRG. In de richtlijnen staat namelijk dat het geen SRG-voorziening is, “behoudens instrumenten die daaraan gerelateerd zijn maar die (grotendeels) worden bekostigd vanuit het re-integratiebudget”. Dit betekent dat als gemeenten voorzieningen voor inburgering financieren vanuit het re-integratiebudget in plaats van vanuit de Wet Inburgering, deze inburgerings-gerelateerde voorzieningen wél vallen onder de SRG. Dit kan verklaren waarom zoveel gemeenten hebben aangegeven inburgering aan te leveren in de SRG en dit is dus mogelijk ook correct. Ook vaak aangeleverd volgens gemeenten is ‘vrijwilligerswerk op initiatief van de inwoner’. In de richtlijnen staat dat vrijwilligerswerk op initiatief van de persoon zelf, zonder dat de gemeente daarbij betrokken is, géén voorziening voor de SRG is. Veel gemeenten hebben aangegeven in de opmerkingen bij de enquête en in de interviews dat het voor hen moeilijk is om onderscheid te maken of het vrijwilligerswerk op initiatief van de gemeente of enkel de inwoner is. Bovendien wordt vrijwilligerswerk dat de inwoner op eigen initiatief doet vaak door de gemeente gezien als een degelijke inspanning van de inwoner om te participeren en is het daarom niet nodig om nog andere voorzieningen aan te bieden. In het aanpassen van de richtlijnen voor 2026 zal dit worden meegenomen (zie hoofdstuk 7).

Een activiteit die nog relatief vaak genoemd wordt door gemeenten als SRG voorziening terwijl dat eigenlijk niet hoort is ‘aanbieden voorziening’. Ongeveer 37 procent van de gemeenten geeft aan dergelijke voorzieningen aan te leveren. In de vragenlijst werd dit beschreven als: “inspanningen van een medewerker van de gemeente om een cliënt een voorziening aan te bieden”. Hiermee werd de wettelijke taak van de gemeente bedoeld om voorzieningen aan te bieden, dus niet coaching naar werk of participatie, maar het zoeken of voorbereiden van geschikte voorzieningen die de cliënt kan gaan doen.

4.3.6 Registratie op persoons- of voorzieningenniveau

In de SRG hoort op voorzieningenniveau te worden geregistreerd. Dit betekent dat als één persoon meerdere typen voorzieningen ontvangt, dat deze voorzieningen afzonderlijk in de SRG moeten komen. Wanneer er meerdere activiteiten binnen één voorzieningstype vallen, dient dit wel als één voorziening geregistreerd te worden. In de gemeentelijke praktijk komt het echter ook voor dat inwoners een bepaald (standaard) traject volgen, waar meerdere voorzieningen onder vallen. Het kan dan onduidelijk zijn hoe dit geregistreerd dient te worden. Uit de antwoorden van gemeenten blijkt ook dat hier enige variatie is. In de vragenlijst werd de volgende casus voorgelegd: “Een inwoner van de gemeente heeft een coach die de persoon helpt richting een baan. Als onderdeel van het traject met de coach volgt de persoon ook een training. Deze training vindt vier keer plaats (één dag per maand, in vier achtereenvolgende maanden). In de gemeente volgen mensen die gecoacht worden altijd deze training, daarom wordt dit binnen de gemeente ook wel gezien als één overkoepelend traject genaamd ‘coach-cursus’ dat aan inwoners wordt aangeboden. Als hoeveel voorzieningen zou bovenstaand voorbeeld in totaal in uw gemeente geregistreerd worden?”

Van de responderende gemeenten zegt 37 procent elke voorziening afzonderlijk aan te leveren, zoals ook verwacht wordt in de SRG. Andere gemeenten (57 procent) zouden de voorzieningen aanleveren als één voorziening/traject. Het registreren op trajectniveau in plaats van op voorzieningenniveau lijkt dus deels te kunnen verklaren waarom sommige gemeenten minder voorzieningen registreren dan verwacht. Dit vraagt dan ook om een kwaliteitsverbetering. Hier wordt in hoofdstuk 7 verder op ingegaan. Hiernaast waren er slechts drie gemeenten die vijf voorzieningen zouden aanleveren, namelijk de coaching en de vier losse trainingsdagen als aparte activiteiten/voorzieningen. Het registreren op activiteit niveau in plaats van op voorzieningen niveau lijkt dus niet te kunnen verklaren waarom sommige gemeenten juist méér voorzieningen registreren dan verwacht.

4.3.7 Doelgroepen

In de meeste gemeenten (128 gemeenten, 63 procent) is er het beleid om álle bijstandsontvangers een voorziening aan te bieden die hen naar werk en/of maatschappelijke participatie of sociale activering toe zou moeten leiden. Bij de meeste gemeenten wordt dit in de praktijk ook daadwerkelijk uitgevoerd. Er zijn 5 gemeenten waarbij het geen opgelegd beleid is, maar het in de praktijk eigenlijk wel gebeurt dat elke bijstandsontvanger een voorziening krijgt.

Er is gemeenten ook gevraagd voor welke doelgroepen er beleid is geformuleerd omtrent re-integratie en participatievoorzieningen, zie figuur 5. In de meeste gemeenten is er beleid voor elk van de volgende in de enquête voorgelegde doelgroepen: 

• Bijstandsgerechtigden
• Mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt
• Niet-uitkeringsgerechtigden
• Statushouders
• Mensen met een arbeidsbeperking

Sommige gemeenten hebben beleid voor alle bovenstaande doelgroepen, behalve de Niet-uitkeringsgerechtigden. Er zijn 16 gemeenten die voor geen enkele specifieke doelgroep beleid hebben geformuleerd.

4.3.8 Communicatie met het CBS 

Voor een goede registratie van de voorzieningen is het nodig om gemeenten goed te kunnen informeren. In de richtlijnen SRG staat uitgebreid beschreven welke voorzieningen tot de SRG behoren en hoe gemeenten deze voorzieningen moeten aanleveren. Het is de bedoeling dat de gemeenten de richtlijnen gebruiken bij het inrichten van het systeem. Van de respondenten geeft 90 procent aan de richtlijnen geregeld of soms te lezen. De andere respondenten kennen de richtlijnen niet, hebben het in hun functie niet nodig of lezen ze zelden. Van de respondenten die de richtlijnen minder vaak lezen, zeggen de meesten (62 procent) in hun functie ook weinig met de registratie van de SRG te maken te hebben.

Bepaalde kwaliteitsissues en het belang van goed registreren wordt onder de aandacht van gemeenten gebracht door middel van de nieuwsbrief die het CBS enkele keren per jaar naar hen uitstuurt. Van de respondenten die deze nieuwsbrief ontvangen zegt 90 procent de nieuwsbrief geregeld of soms te lezen.

Naast de algemene richtlijnen en nieuwsbrief stuurt het CBS ook gerichte feedback naar gemeenten. Zo worden er spiegelrapporten gestuurd, waarin de door de gemeente aangeleverde cijfers worden teruggekoppeld. Het aanleveren van de SRG is namelijk in veel gemeenten zo ver geautomatiseerd, dat zij de cijfers niet zien voordat deze naar het CBS worden gestuurd. Op basis van de spiegelrapporten kunnen gemeenten controleren of de aangeleverde cijfers overeenkomen met hun verwachting van het aantal voorzieningen. Van de respondenten die de spiegelrapporten ontvangt, raadpleegt 77 procent deze soms of geregeld. 

Een andere manier waarop gerichte feedback wordt gestuurd is door middel van vertaaltabellen. Hierin staan voorzieningen waarvan het CBS denkt dat die, op basis van de omschrijving van de voorziening die gemeenten aanleveren, onder het verkeerde type voorziening worden aangeleverd of helemaal niet aangeleverd zouden moeten worden. Deze voorzieningen worden aan de gemeente teruggekoppeld met de vraag om het aan te passen in de registratie of een verklaring te geven waarom het wel onder het desbetreffende type of in de SRG hoort. Van de gemeenten die deze vertaaltabellen ontvangen, zegt 64 procent deze soms of geregeld te bekijken.

Een nieuwe manier van terugkoppeling is de kwaliteitscampagne naar de duur van voorzieningen. Deze is gestart naar aanleiding van een kwaliteitsonderzoek dat in 2023 is uitgevoerd. In dat onderzoek is gekeken naar de logische maximale looptijd van een voorziening. Samen met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en feedback van gemeenten is voor elk type voorziening een maximale duur bepaald. In de kwaliteitscampagne wordt per type voorziening het aantal lopende voorziening teruggekoppeld aan gemeenten dat boven de ingestelde maximale duur komt. Gemeenten wordt gevraagd deze voorzieningen te bekijken en indien relevant af te sluiten. Voor sommige typen voorzieningen is de maximale duur een arbitraire grens die niet gehanteerd hoeft te worden maar enkel dient als herinnering aan gemeenten om deze voorzieningen af en toe te bekijken, zodat ze niet vergeten worden af te sluiten. Voor andere voorzieningen gaat het om een hardere grens, zoals de forfaitaire loonkostensubsidie die in principe maar maximaal zes maanden mag lopen. Deze kwaliteitscampagne is in 2024 opgestart en nog niet bij veel mensen bekend of opgenomen in de vaste taken. Slechts 77 gemeenten (38 procent) bekijken de kwaliteitscampagne naar de duur soms of geregeld. Er is bovendien een hoger aandeel respondenten dat überhaupt niet van het bestaan van de kwaliteitscampagne wist ten opzichte van het bestaan van de andere communicatiemiddelen van het CBS, namelijk 21 procent ten opzichte van gemiddeld 7 procent bij de andere genoemde communicatiemiddelen.

4.4. Conclusie

In dit hoofdstuk zijn de resultaten van de uitgestuurde enquêtes van dit kwaliteitsonderzoek besproken. Er hebben 202 van de 342 gemeenten gerespondeerd op de enquête. Uit de enquêtes komen zowel verschillen in hoe SRG voorzieningen worden geregistreerd naar boven, als verschillen in de werkelijke gang van zaken in gemeente. Zo worden er door sommige gemeentes voorzieningen onder de SRG aangeleverd die niet bij de SRG geleverd moeten worden, of worden verschillende voorzieningen gecombineerd aangeleverd als één. Aan de andere kant verschilt het ook hoeveel voorzieningen er door gemeenten worden verstrekt. Zo komt er uit de enquête naar voren dat gemeenten niet allemaal beleid formuleren voor dezelfde doelgroepen. De respons van de enquêtes heeft verder gediend als invoer voor de verdiepende interviews die in het hoofdstuk 5 besproken worden.