6. Doorgevoerde acties om de registratie te verbeteren

6.1. Inleiding

In dit hoofdstuk worden enkele acties beschreven die genomen zijn om de registratie van de SRG te verbeteren. Deze acties zijn gedurende de looptijd van het onderzoek uitgevoerd. Achterliggende gedachte is dat het goed is om waar mogelijk meteen verbeteringen door te voeren, en niet te wachten tot het onderzoek is afgelopen. In dit hoofdstuk worden de volgende acties kort besproken:

Aanscherpen richtlijnen SRG 2025
Doorlichting van alle controles door het CBS
Voorleggen van een vraag over controles aan het gemeentepanel
Nieuwsbrief over de definitie van een SRG-voorziening

Mogelijke vervolgacties die buiten de doorlooptijd van het onderzoek vallen zijn te vinden in hoofdstuk 7, Conclusie en aanbevelingen.

6.2. Aanscherpen richtlijnen SRG 2025

Naar aanleiding van de informatie die is opgehaald op de gemeentemiddag in november 2024 zijn de richtlijnen SRG 2025 aangescherpt. Een belangrijk discussiepunt op de gemeentemiddag was de definitie van een voorziening. Wanneer telt iets wel of niet als een voorziening in het kader van de SRG? In de richtlijnen SRG was de definitie van de SRG-voorziening versnipperd over meerdere hoofdstukken en werd sommige informatie dubbel gegeven, wat de overzichtelijkheid niet ten goede kwam. Een eerste verbeterstap die voor de richtlijnen 2025 is doorgevoerd is om de informatie over de definitie van de SRG-voorziening te bundelen, deze aan het begin van de richtlijnen te plaatsen, de formulering aan te scherpen, en dubbele informatie te verwijderen.

Uit de interviews bleek dat dit gewaardeerd is door gemeenten. De richtlijnen kunnen nog verder worden aangescherpt. Hier wordt op ingaan in het hoofdstuk 7.

6.3. Doorlichting van alle controles door het CBS

6.3.1. Inleiding

Berichtgevers leveren maandelijks gegevens aan het CBS over de SRG. Op het moment dat de berichtgever de SRG-data bij het CBS aanlevert, voert het CBS een breed scala aan controles uit om te kijken of de gegevens volledig en juist zijn. Eerder in hoofdstuk 4 is behandeld hoe goed de communicatie van de controles van het CBS de gemeenten bereiken. Als blijkt uit een controle dat er onvolledigheden of onjuistheden in de data zitten, neemt het CBS contact op met de berichtgever. Het CBS vraagt dan vaak om een herlevering van de gegevens. Voor een groot deel verloopt de controle geautomatiseerd, met behulp van voorgeprogrammeerde controleregels. Maar als de controleregel aangeeft dat (een deel van) de gegevens van een berichtgever onvolledig of onjuist zijn, bekijkt een medewerker wat er precies aan de hand is. De medewerker beoordeelt of actie richting de gemeente nodig is of dat het CBS zelf een correctie op de bestanden kan uitvoeren. Deze paragraaf geeft een kort overzicht welke controles worden uitgevoerd. Daarnaast komt de vraag aan bod of er nog controles verbetering of aanvulling behoeven.

6.3.2. Bestaande controles

Signaleringslijsten op basis van controleregels

Signaleringslijsten bevatten de uitkomsten van voorgeprogrammeerde controleregels. De controleregels vormen een eerste schifting van fouten die in de gegevensbestanden voorkomen. De controleregels zijn vorm gegeven op basis van vaak voorkomende fouten in de bestanden.

Levering: Controleregels geven aan dat het bestand niet kan worden ingelezen, bijvoorbeeld omdat een veld ontbreekt, of omdat de statistiekcode ongeldig is, of omdat er dubbele registratienummers zijn. Het bestand wordt afgekeurd. Er gaat een melding naar de gemeente dat een herlevering noodzakelijk is.
Technisch: Controleregels geven aan als het bestand niet aan technische specificaties voldoet, bijv. als het waardenbereik van een veld niet juist is of een datum ongeldig is. Er wordt contact opgenomen met de gemeente als er veel technische fouten in het bestand zitten.
Statistisch: Controleregels geven aan dat de combinatie van bepaalde waarden onwaarschijnlijk is, bijvoorbeeld als de einddatum voor de begindatum van de voorziening ligt, als de persoon die de voorziening ontvangt jonger is dan 18 jaar, als de combinatie van voorzieningen niet waarschijnlijk is (bijvoorbeeld een tijdelijke loonkostensubsidie in combinatie met een forfaitaire loonkostensubsidie en/of een loonkostensubsidie op grond van de Participatiewet). Ook bij veel statistische fouten wordt contact opgenomen met de gemeente.

In totaal zijn er 93 controleregels die een signalering afgeven. Daarvan zijn 8 controleregels gericht op de levering, 10 op de technische specificatie en 75 op statistische aspecten.

Spiegelrapporten

Het CBS koppelt maandelijks de tellingen van het aantal voorzieningen uit de ontvangen berichtgeverbestanden terug aan de berichtgever in de vorm van spiegelrapporten. Aan de berichtgever wordt een overzicht gemaild hoeveel voorzieningen in deze periode en vorige periode zijn aangeleverd en wat de mutatie is van maand op maand, naar type voorziening, arbeidsvermogen en doel inzet voorzieningen. Het doel is dat de berichtgever aan de hand van het spiegelrapport kijkt of de informatie die aan het CBS is geleverd, juist is, waardoor kwaliteitsverbeteringen gerealiseerd kunnen worden.

Kwaliteitscampagne over kwaliteitsissues en lange duur

Als er voorzieningen zijn die langer lopen dan een bepaalde duur, en als er voorzieningen zijn waarbij er twijfels zijn of de geleverde informatie klopt, wordt de berichtgever eens per kwartaal gemaild. Als bijlage bij de mail zit een overzicht van het aantal voorzieningen dat langer loopt dan de verwachte duur. De verwachte duur verschilt per type voorziening. Ook het aantal voorzieningen waarbij mogelijk kwaliteitsissues spelen wordt vermeld in de bijlage. Bij kwaliteitsissues gaat het bijvoorbeeld om onbekende loonwaarde of dat het doel van de voorziening (participatie) niet passend lijkt bij het type voorziening (bijvoorbeeld loonkostensubsidie).

Vertaaltabel

Aan de hand van de omschrijving van de voorziening beoordeelt een medewerker of het terecht is dat de voorziening aangeleverd is onder de SRG en zo ja, of het juiste type is aangevinkt. In de vertaaltabel, zoals deze controle heet, wordt alleen gekeken naar nieuwe voorzieningen die in de maand ervoor niet zijn aangeleverd. Naar inzicht van de medewerker van het CBS vindt er een terugkoppeling naar de gemeente plaats, bijvoorbeeld als de medewerker twijfelt of de voorziening onder de SRG valt of als de voorziening onder een ander type aangeleverd dient te worden.

Controletabellen

Per type voorziening wordt een vergelijking gemaakt in aantallen lopende voorzieningen tussen de verslagmaand en de vorige verslagmaand om de trend van de cijfers in beeld te krijgen. Daarnaast wordt het aantal voorzieningen getoond dat niet voorkomt in de verslagmaand, maar wel geleverd was in de vorige verslagmaand zonder einddatum. Deze voorzieningen lijken ‘verdwenen’. Bij veel verdwenen voorzieningen wordt er contact opgenomen met de gemeente.

Conversiebestanden

Als een berichtgever van softwareleverancier wisselt, of als er een gemeentelijke herindeling plaatsvindt, wijzigt vaak het registratienummer dat (samen met het gepseudonimiseerde BSN en de berichtgevercode) de voorziening identificeert. Om de voorziening in de tijd te volgen, is een conversiebestand, dat een koppeling maakt tussen het oude registratienummer en het nieuwe registratienummer, noodzakelijk. De kwaliteit van aangeleverde conversiebestanden wordt door het CBS gecontroleerd. Als de gemeente of softwareleverancier niet in staat blijkt om een conversiebestand aan te leveren, of als blijkt dat de kwaliteit van het aangeleverde conversiebestand te kort schiet, stelt het CBS deze in veel voorkomende gevallen zelf samen.

Verhuizingen

Het komt voor dat als een client verhuist naar een andere gemeente dat de gemeente de voorziening nog niet heeft afgesloten. De gemeente wordt daarop geattendeerd.

6.3.3. Toevoegen en verbeteren van enkele controles

In het kader van dit onderzoek is nogmaals kritisch naar de controles gekeken die het CBS uitvoert. Deze gelegenheid is aangegrepen om software te updaten en/of controles verder te automatiseren. De inventarisatie bracht aan het licht dat één controle kwaliteitsverbetering behoeft – de controle op de conversietabellen. Er is een standaard script gemaakt waarmee de kwaliteit van het door de gemeente aangeleverde conversiebestand beoordeeld kan worden. Daarnaast leverde de inventarisatie op dat één relevante controle mist - de controle op het effect van nagekomen informatie. Deze controle is toegevoegd, en vergelijkt de bestanden voor en na verwerking van nagekomen informatie op gemeenteniveau.

6.4. Gemeentepanel

6.4.1. Herstructurering van het gemeentepanel

Het gemeentepanel werd sinds 2020 niet meer actief ingezet. In het najaar van 2024 zijn er opnieuw gemeenten benaderd om deel te nemen aan het panel. Voor de SRG hebben 47 medewerkers van 82 gemeenten zich hier vrijwillig voor opgegeven. Het CBS stelt aan het gemeentepanel vragen zodat het CBS een beter beeld kan krijgen van het perspectief van gemeenten. Vragen kunnen bijvoorbeeld gaan over technische aspecten, over de kwaliteit van de gegevens, of over toekomstige ontwikkelingen. Het panel is niet representatief voor alle Nederlandse gemeenten.

6.4.2. Voorleggen vraag over controles

Aan het gemeentepanel is een vraag voorgelegd over de timing van het uitvoeren van controles. Momenteel is het namelijk zo dat alle databestanden, ongeacht hoe deze er uit ziet, door een gemeente kunnen worden geüpload in het portaal van het CBS. Het CBS voert controles uit nadat het bestand is ingelezen. Dus als er iets niet klopt in het databestand dat een gemeente aanlevert, dan komt dit pas aan het licht als óf het bestand niet kan worden ingelezen, óf als het wel ingelezen kan worden maar uit de signaleringen blijkt dat er iets niet klopt. Mocht het een (redelijk) grote fout betreffen, betekent dit dat de gemeente gevraagd wordt om het databestand aan te passen en opnieuw aan te leveren. Dit proces kan soms veel tijd in beslag nemen.

Een alternatief hiervoor zou kunnen zijn om (een deel van) de controles al eerder te laten plaatsvinden, namelijk aan de gemeentelijke kant van het portaal waarin de bestanden worden geüpload. Het idee is dat er in de gemeentelijke software automatische checks worden gedaan die nu bij het CBS bij de levering en technische signaleringen worden gedaan. Gemeenten krijgen er hierdoor geen extra taken bij, maar zien wel zelf wanneer er iets niet klopt in het bestand dat ze willen aanleveren. Het betekent enkel dat gemeenten eerder kwaliteitsissues te zien krijgen, en niet dat bestanden niet meer geüpload kunnen worden. Dit kan dan direct aangepast worden, zodat er geen onnodige doorlooptijd is waarin het CBS het bestand probeert in te lezen, controles doet, weer contact met de gemeente opneemt en de gemeente alsnog het bestand moet aanpassen en herleveren. Aanvullend op deze eventuele vervroegde controles, zal het CBS de huidige controles blijven uitvoeren.

De onderstaande vragen zijn voorgelegd aan gemeenten:

Wat vindt u ervan om (een deel van de) controles van SRG databestanden al uit te voeren aan de gemeentelijke kant van het portaal? We horen graag waarom u dit bijvoorbeeld behulpzaam, of juist onhandig lijkt.
Indien u positief tegenover het naar voren halen van controles staat: Van welk (type) controles ziet u de meeste meerwaarde om hier eerder zicht op te hebben?
Acht u het realistisch dat, indien dergelijke controles eerder voor u te zien zijn, uw gemeente eerder aan de slag gaat met eventuele kwaliteitsissues?

Dit betreft een eerste inventarisatie, en is nog niet met softwareleveranciers besproken. Dit zal gedaan worden indien uit deze inventarisatie blijkt dat gemeenten positief tegenover het vervroegen van het uitvoeren van controles staan.

6.4.3 Resultaten

De meeste gemeenten reageren positief op het vervroegen van controles naar de gemeentelijke kant van het portaal. Deze gemeenten lijkt het handig om sneller fouten uit de data te kunnen halen, zodat de kwaliteit verbetert wat o.a. belangrijk is voor management informatie. Er zijn echter meerdere gemeenten die twee belangrijke kanttekeningen plaatsen bij het vervroegen van de controles:

De eventuele signalen die voortkomen uit de vervroegde controles, mogen er niet toe leiden dat bestanden niet kunnen worden geüpload. Soms lijken bepaalde dingen namelijk niet logisch, maar kloppen ze wel. Dit zou kunnen worden opgelost door een onderscheid te maken tussen harde en zachte fouten, waarbij alleen bij harde fouten het bestand niet kan worden geüpload.
De eventuele signalen moeten bij de juiste mensen terechtkomen. De medewerker die de bestanden uploadt (bv een functioneel beheerder) is namelijk niet altijd dezelfde persoon als de medewerker die met eventuele signalen aan de slag gaat (bv een kwaliteitsmedewerker). Het vervroegen van controles naar de gemeentelijke kant van het portaal zou dus het contact over kwaliteitsissues tussen het CBS en de gemeente kunnen verminderen, maar voor een deel van de gemeenten zou hier meer intern contact over moeten zijn. Het is dus de vraag in hoeverre dit tijd bespaart voor gemeenten met deze taakverdeling.

Vraag 2, welke controles eventueel zouden kunnen worden vervroegd, vonden de meeste gemeenten moeilijk om te beantwoorden, en hier is geen eenduidig beeld uit gekomen.

Bij vraag 3, in hoeverre het realistisch is om eerder aan de slag te gaan met kwaliteitsissues door het vervroegen van controles, gaven de meeste gemeenten aan dit realistisch te achten. Een enkeling gaf aan dat dit niet realistisch is, omdat dit niet de hoogste prioriteit heeft. Bij de beantwoording van deze vraag is het goed in het achterhoofd te houden dat het panel geen representatieve afspiegeling is van de Nederlandse gemeenten.

6.5. Nieuwsbrief SRG mei 2025

Twee keer per jaar stuurt het CBS een nieuwsbrief aan alle gemeenten. Het onderwerp van de nieuwsbrief wisselt. Vaak wordt een actueel thema gekozen, zoals een wijziging in de uitvraag. De nieuwsbrief van mei 2025 is gewijd aan het onderwerp welke voorzieningen wel en niet onder de SRG vallen, en wat de criteria zijn die daarvoor gelden. Daarnaast is in de nieuwsbrief de casus opgenomen die ook opgenomen was in de enquête, met daarbij de door het CBS gewenste wijze van registreren in deze casus.