3. Gemeentemiddag
3.1. Inleiding
Om mogelijke verklaringen op te halen voor verschillen in registratie van re-integratie- en participatievoorzieningen tussen gemeenten, is een gemeentemiddag georganiseerd. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe deze gemeentemiddag is opgezet, en welke mogelijke verklaringen voor registratieverschillen tijdens deze middag naar voren zijn gekomen.
3.2. Methode
Alle 342 Nederlandse gemeenten zijn via een email benaderd met de vraag of zij in algemene zin willen meedenken met en advies willen geven over de SRG vanuit hun gemeentelijke perspectief. Er hebben zich 46 personen, betrokken bij 81 gemeenten, hiervoor aangemeld. Zij werden uitgenodigd voor de gemeentemiddag op 19 november 2024. Uiteindelijk namen 11 personen, betrokken bij 20 gemeenten, deel aan deze bijeenkomst. Dit was een diverse groep aan mensen, met zowel aanwezigen vanuit kleine als grote gemeenten en vanuit verschillende functies, waaronder kwaliteitsmedewerkers en functioneel beheerders. Ook representeerde deze groep zowel gemeenten die minder, ongeveer evenveel en meer voorzieningen registreren dan verwacht.
De mogelijke verklaringen voor gemeentelijke registratieverschillen in voorzieningen werden verkend door in twee groepen te brainstormen over drie verschillende vragen. Tijdens deze gesprekken werd het woord vooral gelaten aan de gemeenten. De onderzoekers van het CBS bleven op de achtergrond wanneer mogelijk, en stelden enkel af en toe verdiepende vragen. De aanwezigen vanuit gemeenten werden gestimuleerd om zelf belangrijke punten op flip-overs mee te schrijven, zodat de aantekeningen in de woorden van de gemeenten zelf werden opgeschreven. De drie vragen worden in de volgende paragraaf verder toegelicht.
3.3. Resultaten
De gesprekken tijdens de gemeentemiddag waren exploratief van aard, waardoor er een grote diversiteit aan thema’s is besproken. Hieronder wordt een niet-uitputtende samenvatting van de belangrijkste thema’s gegeven.
In de eerste ronde werd besproken wat gemeenten verstaan onder een SRG-voorziening, en hoe voorzieningen worden geregistreerd. Uit deze ronde bleek dat er tussen gemeenten verschillen bestaan in de definitie van wat wel en niet als voorziening wordt geregistreerd. Zo worden coaching gesprekken soms gezien als het standaard werk van een medewerker van de gemeente en daarmee niet geregistreerd, terwijl dit door andere partijen wel wordt geregistreerd. Ook bestaan er verschillen in de manier van registreren. Wordt het doel van de voorziening bijvoorbeeld gelinkt aan een persoon, of aan een voorziening? En wordt er geregistreerd op activiteitenniveau, of voorzieningenniveau? Daarnaast bleek dat ook dat de doelgroep niet eenduidig is. Zo waren er verschillende inzichten over of iedereen die bijstand ontvangt automatisch ook onder de SRG valt.
Er werden vele factoren besproken die deze manier van registreren beïnvloeden. Voorbeelden hiervan zijn wie er registreert, welke functie de persoon die registreert heeft (bijvoorbeeld consulent of back- office), en wanneer er wordt geregistreerd. Ook is het van invloed of er financiële verantwoording nodig is voor de betreffende voorziening. Indien dit nodig is, bijvoorbeeld bij extern uitgevoerde voorzieningen, zal er gemiddeld meer worden geregistreerd. Tot slot werd er als verklaring voor de verschillen genoemd dat er veel nieuwe mensen werken bij gemeenten, dat de richtlijnen niet bij iedereen bekend zijn en dat definities verschillend worden geïnterpreteerd.
In de tweede ronde werd door één groep de vraag besproken hoe er wordt gezorgd voor uniformiteit en kwaliteit van de data. Grotere gemeenten hebben vaak meer capaciteit om aan kwaliteit te werken dan kleinere gemeenten. Zo hebben grotere gemeenten vaker kwaliteitsmanagers in dienst, wiens rol het is om te zorgen dat er correct en uniform wordt geregistreerd. Bij kleinere gemeenten bleek dit vaak onmogelijk, doordat er soms maar één persoon is die de registraties uitvoert voor meerdere onderwerpen en daarmee meerdere statistieken. Er bleek ook verschil te zijn in hoeverre gemeenten goed overzicht hebben op lopende voorzieningen. In sommige gemeenten wordt er gebruik gemaakt van een dashboard of lijsten op papier, waardoor het snel duidelijk is wanneer bijvoorbeeld een voorziening nog niet aan een medewerker van de gemeente toegewezen is, of vast hangt op een bepaalde stap. Door gemeenten waar dit niet aanwezig is werd opgemerkt dat dit soort voorzieningen bij hen soms pas later worden opgemerkt. Vooral de einddatum van een voorziening wordt hierdoor soms pas later geregistreerd, wat leidt tot een (onterecht) langere looptijd van de voorziening.
De andere groep besprak hoe het proces van inwoner tot CBS-data verloopt. Belangrijke momenten in het registratie proces zijn de intake, het plan en de start van de uitvoering. Verschillen tussen gemeenten in het proces rondom de intake zijn bijvoorbeeld of dit wordt gedaan door de persoon die de inwoner gaat begeleiden, of door iemand anders. Dit is van invloed op of een gesprek enkel wordt gezien als intakegesprek, of als intake en begeleiding in één, en dus of het wel of niet onder de SRG valt. Een ander punt van aandacht in het begin van het proces is dat in sommige gemeenten de begeleiding door een consulent wordt gezien als een SRG-voorziening die voorafgaat aan andere SRG-voorzieningen; dus het toe leiden van de cliënt naar een voorziening. Het komt voor dat, wanneer er een andere voorziening wordt gestart, de voorziening ‘begeleiding door de consulent’ wordt gestopt. Verder is besproken dat financiële aspecten een rol spelen bij de kwaliteit van de registratie. Zo kan het zijn dat voorzieningen waar geld mee gemoeid is, zoals de LKS of voorzieningen die worden uitgevoerd door externe partijen, nauwkeuriger geregistreerd worden.
3.4. Conclusie
Tijdens de gemeentemiddag zijn verschillen tussen gemeenten in het registratieproces van voorzieningen besproken. Daarmee zijn er veel mogelijke verklaringen voor de gevonden registratieverschillen opgehaald. In hoeverre deze factoren slechts bij enkele, of bij veel gemeenten spelen, wordt onderzocht door de hierboven beschreven factoren verder uit te vragen in de enquête aan alle gemeenten en in de één op één interviews met geselecteerde gemeenten.