Succesvolle pilot met DSM vergroot datakwaliteit

/ Auteur: Sjoertje Vos
Chemische fabriek van DSM
© Hollandse Hoogte
Het CBS en DSM ontwikkelden samen een nieuwe en automatische manier om gegevens voor de jaarlijkse productiestatistieken te verzamelen. Deze statistieken worden onder andere gebruikt voor het berekenen van het bruto binnenlands product. De pilot met de nieuwe manier van aanleveren, is zowel voor het CBS als DSM een succes: de gegevens worden sneller en efficiënter verzameld, en dat bespaart beide partijen tijd en geld. Ook komt het de kwaliteit van de data ten goede.

Voldoende kwaliteit

‘De waarneming van verschillende statistieken, waaronder de productiestatistieken (PS) die over financiële jaarcijfers gaan, liep niet goed bij DSM’, vertelt Ken Arentsen, plaatsvervangend hoofd team grote ondernemingen bij het CBS. De werkwijze van het CBS sloot onvoldoende aan bij de praktijk van DSM. Piet Zinken, Teamlead Financial Reporting bij DSM: ‘Wij zijn een grote onderneming met veel bedrijfseenheden. We kregen alleen al voor de PS zo’n tachtig brieven voor de Nederlandse eenheden. Die brieven stonden vaak op naam. Omdat binnen ons bedrijf mensen regelmatig van baan wisselen, kwamen de brieven niet altijd bij de juiste persoon terecht. Ook kostte het ons veel handmatig werk om de benodigde cijfers aan te leveren. Daar waren veel mensen voor nodig en iedereen werkte op zijn of haar eigen manier.’ Dat had als gevolg dat het CBS veel tijd en werk moest besteden aan het compleet maken van de gegevens en moest zorgen voor voldoende kwaliteit. 

Samen om de tafel

CBS en DSM gingen in 2017 samen om de tafel zitten om te kijken hoe ze de waarneming voor het maken van de productiestatistieken konden verbeteren. ‘We zijn op zoek gegaan naar een manier om het aanleveren van gegevens te automatiseren’, licht Arentsen toe. ‘Het CBS is een van de initiatiefnemers van het Referentie GrootboekSchema (RGS) en dat was voor deze uitdaging een prima oplossing.’ Het RGS is een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens en maakt het eenvoudiger om deze gegevens uit te wisselen en analyseren.’ Dominik Blatt, softwareontwikkelaar bij het CBS: ‘We hebben samen met DSM bekeken hoe hun Grootboekstelsel eruit ziet. Vervolgens hebben we een omrekenschema geprogrammeerd dat hun Grootboekstelsel koppelt aan RGS. Op basis hiervan hebben we de gegevens voor de PS berekend.’

De nieuwe manier van aanleveren heeft zowel voor het CBS als DSM veel voordelen

Voordelen

Dit jaar leverde DSM voor de eerste keer op de nieuwe manier gegevens aan. Wiel Schwanen, Financial Reporting Officer bij DSM: ‘Voorheen hadden wel veertig mensen contact met het CBS. Nu loopt alle communicatie via één centraal kanaal van onze afdeling. Negentig procent van de gegevens voor de PS zijn direct uit ons consolidatiesysteem te halen, zoals balans en verlies-winstrekening. Alle gegevens worden bij elkaar in één bestand opgeslagen en via een beveiligde website bij het CBS ingediend.’ De nieuwe manier van aanleveren heeft zowel voor het CBS als DSM veel voordelen. ‘Op jaarbasis scheelt het DSM zeker zo’n vijftien dagen werk’, stelt Zinken. ‘We kunnen ook veel sneller leveren.’ Het CBS kan nu zelf de data selecteren die het nodig heeft en het heeft veel minder werk achteraf. Daardoor was het statistiekbureau dit jaar ruim zes maanden eerder klaar met de gegevensverzameling van DSM dan voorgaande jaren. 

Meerwaarde

Vanaf komend jaar nemen DSM en het CBS de nieuwe manier om gegevens te verzamelen in productie. Beide partijen komen nog een keer bij elkaar om de laatste afspraken te maken en wijzigingen van DSM in het consolidatiesysteem door te nemen. In mei 2020 vindt dan de levering van de gegevens door DSM aan het CBS plaats. Daarnaast onderzoekt het CBS de mogelijkheden voor verdere uitrol van deze werkwijze. Komend jaar gaat een pilot lopen met zo’n vijf tot tien andere grote ondernemingen, waarvoor het ook meerwaarde heeft als zij hun gegevens via deze geautomatiseerde manier kunnen aanleveren. Verder zal het statistiekbureau de nieuwe software ook inpassen in zijn IT-structuur. Arentsen: ‘We hebben van de pilot met DSM veel geleerd. Deze kennis en de nieuwe programmatuur kunnen we ook bij andere grote ondernemingen toepassen.’ 

Financiële gegevens digitaal ontvangen van het MKB
De pilot met DSM is onderdeel van de strategie om het digitaal ontvangen van gegevens rechtstreeks uit de financiële administraties van bedrijven mogelijk te maken en wordt uitgevoerd in samenwerking met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Zo heeft het CBS dit jaar onderzocht of ook de gegevens uit de financiële administraties van MKB-bedrijven, gekoppeld aan RGS, gebruikt kunnen worden om automatisch de PS in te vullen. Eerste indicaties geven aan dat tot 75 procent van een PS-vragenlijst hiermee gevuld kan worden. Komend jaar wordt gewerkt aan programmatuur om dit mogelijk te maken.