Resultaten boeken met Lean Six Sigma

23-11-2016 12:00 / Auteur: Jaap van Sandijk/Miriam van der Sangen / Categorie: Evenementen en congressen
In 2014 is CBS met Lean Six Sigma gestart om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken. Inmiddels is er veel bereikt. Bert Kroese, plaatsvervangend Directeur-Generaal: ‘Met Lean Six Sigma hebben we in de afgelopen twee jaar 25.000 uren vrijgespeeld, meer dan 120 projecten uitgevoerd, 700 medewerkers opgeleid en gezorgd voor heel veel enthousiasme binnen CBS’. Allemaal redenen om begin november een symposium over Lean Six Sigma te organiseren voor CBS’ers en een aantal externe partijen. Dankzij de goed opgezette workshops en presentaties kregen de deelnemers een helder beeld van wat er bereikt kan worden met deze slimme en efficiënte methode. 

Ideeën en ervaringen

Doel van het symposium was het uitwisselen van ideeën en ervaringen op het gebied van Lean Six Sigma. Onder de circa 125 deelnemers was een derde afkomstig van andere organisaties, zoals de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Kamer van Koophandel, UWV en een aantal ministeries. Er waren zeven workshops, die allen een kijkje in de keuken gaven. Bijvoorbeeld de workshops over Lean Operational Management (processen onder controle krijgen en houden en continu verbeteren) en procesmining (wat wordt er feitelijk gedaan, door wie, wanneer, hoe lang en hoe vaak?).

Inspirerend

Dagvoorzitter van het symposium was Bert Kroese. ‘De hele zaal zat vol met mensen die in Lean Six Sigma geloven. Dat was heel inspirerend. Inhoudelijk was het heel interessant, omdat we dieper op de materie ingingen. Daarnaast was het heel praktisch vanwege de workshops. De mix tussen interne en externe deelnemers leverde ook mooie resultaten op. Naast medewerkers waren er veel managers aanwezig. Zij omarmen deze manier van werken ook.’ Volgens Kroese werpt de invoering van Lean Six Sigma bij CBS volop zijn vruchten af. ‘We hebben uitgerekend dat we voor elk uur dat we in Lean Six Sigma efficiency trajecten steken jaarlijks structureel een uur terug verdienen. Daarnaast zijn de doorlooptijden verbeterd en is de klanttevredenheid toegenomen. Dat zijn de ‘harde’ resultaten. Maar er zijn ook ‘zachte’ resultaten, die net zo belangrijk zijn. Heel positief aan de methode is dat het de medewerkers zelf zijn die met oplossingen komen om verbeteringen te realiseren. Zij weten het meeste van het proces en gaan werken met het resultaat. Dat maakt de kans op succes erg groot. Daarnaast draagt het bij aan een positieve werkomgeving waarin iedereen zich regelmatig af vraagt hoe het beter kan. Dat vind ik belangrijk.’

Verbeteracties

Uit de reacties van de deelnemers bleek dat het symposium is geslaagd in zijn opzet. ‘Concreet en realistisch’, aldus een deelnemer aan de workshop over het hulpmiddel Yourmatrix. Daarmee leer je persoonlijke verbeteracties en doelen te stellen. Eén van de aanwezigen, die deelnam aan de workshop Pitchtraining kort en bondig formuleren, merkt op: ‘Gezamenlijk hebben we ontdekt wat werkt bij een pitch. Een goede voorbereiding is belangrijk, stem af op de doelgroep en bedenk vooraf wat je wilt bereiken.’

Solide aanpak

CBS heeft inmiddels meer dan 120 projecten uitgevoerd met Lean Six Sigma en telt 700 medewerkers die er in zijn opgeleid. ‘Het statistiekbureau is één van de voorlopers op dit gebied’, constateert organisatieadviseur Gerard Regnery, werkzaam bij het Expertisecentrum Organisatie en Personeel (ECO&P) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Samen met Oscar van Es zette Regnery in 2012 het LSS Netwerk Rijksoverheid op. Dit netwerk zet kennisvragen uit, helpt leden bij het opstarten van projecten en verzorgt regelmatig een kijkje in de keuken bij overheidsorganisaties. ‘CBS pakt de implementatie van Lean Six Sigma heel solide aan’, blikt hij terug op het symposium.

‘Klant en kwaliteit staan voorop in de methode’

Intrinsiek gemotiveerd

‘De methode is bij CBS geheel in lijn met het primaire proces en zowel medewerkers als management zijn intrinsiek gemotiveerd’, aldus Regnery. ‘Je ziet dat men respect heeft voor de klant én voor elkaar. Veel leden van ons netwerk zagen een bevestiging van ons vermoeden. Namelijk dat CBS als statistiekbureau gedegen statistische analyses maakt van Lean Six Sigma. CBS heeft nu eenmaal meer affiniteit met het meten van gegevens dan gemiddeld bij andere overheden. Die kijken vaak wat grofmaziger naar meetgegevens.’ Wat betekent die constatering? ‘Dat Lean Six Sigma heel goed mogelijk is als het past bij je organisatie en bij de klantvraag. En dat is goed nieuws binnen overheidsland. Klant en kwaliteit staan voorop in deze methode en als overheid wil je de kwaliteit van dienstverlening aan de burger verhogen.’

Opmars

Lean Six Sigma is sterk in opmars bij de rijksoverheid en dat ziet het LSS Netwerk Rijksoverheid terug in het ledenaantal. ‘We staan nu op ruim 300 leden’, zegt Oscar van Es, werkzaam bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Daar is hij verantwoordelijk voor coaching en begeleiding van Lean Six Sigma projecten bij overheidsorganisaties. ‘Alle ministeries en uitvoeringsorganisaties zijn bij ons aangesloten.’ Ook Van Es kijkt tevreden terug op het symposium. ‘De projectmatige opzet, de communicatie eromheen - compleet met een mooi boekje over LSS - was perfect geregeld.’ Dat naast medewerkers en management ook de top van CBS aanwezig was, was voor Van Es een belangrijk bewijs dat het statistiekbureau de methode volledig omarmt. ‘Dat is ook nodig’, benadrukt hij. ‘De methode leidt weliswaar medewerkers op de werkvloer op, maar dat kan alleen als de top ruimte geeft om deze zaken op te pakken.’ 

Hoe nu verder?

Tot slot: CBS is al een aardig eind op weg met Lean Six Sigma, maar hoe nu verder? Kroese: ‘Meer dan een derde van de CBS’ers beheerst nu de Lean Six Sigma werkwijze. De opleidingen voor de Green en Black Belts zijn klaar. En we gaan nu verder met de opleiding van Orange Belts, een training die wij zelf verzorgen. We hebben al veel projecten uitgevoerd en daardoor veel ervaring opgedaan. Maar we willen dat de stroom van verbeterprojecten door gaat. Wat daarbij gaat helpen is dat we organisatiebreed Lean Operational Management (LOM) uitrollen. Uiterlijk in 2018 moet dat bij alle teams van CBS volledig zijn ingevoerd.’